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Entenda o que é e faça seu Plano de Contingência (ainda dá tempo!)

A gestão engloba não só os fatos e acontecimentos rotineiros e previsíveis. Ela engloba o planejamento e treinamento para situação imprevisíveis, e faz parte da chamada Gestão de Risco. Como empresário, empreendedor e gestor é preciso separar um tempo para pensar no imprevisível, preparando a empresa para a situação. Portanto, entenda o que é e faça seu Plano de Contingência.

Em geral o gestor mal consegue sair do incêndio diário para fazer planejamentos mais robustos de médio e longo prazo. Quiçá para planejar algo que nem está no radar dele.

Na atual pandemia da Covid-19, fomos pegos de surpresa para uma situação de operações de negócio totalmente adversas ao cotidiano. Dando a falsa impressão de que não há o que ser feito. No entanto, um Plano de Contingência nesse momento ajuda e orienta nas ações a serem tomadas. Por isso, mesmo que seu negócio não tenha um (ainda), continue nesse artigo para aprender a se orientar em meio ao caos.

O Business Contingency Plans, em português, Plano de Continuidade de Negócios é o outro nome do Plano de Contingência. Ele entra em ação quando não é mais possível eliminar o risco. Lembrando que risco, pelo dicionário Michaelis, é “Possibilidade de perigo, que ameaça as pessoas ou o meio ambiente”. Na mesma linha, para o nível empresarial é “Probabilidade de prejuízo em determinado empreendimento, projeto por acontecimento incerto, independente da vontade dos envolvidos”.

Nesse momento, o que todo empresário (do micro ao grande) mais quer e precisa é dar continuidade aos seus negócios. Uma vez que o risco (coronavírus) não está no nosso controle, resta estruturar ações embasadas para continuarmos nossos empreendimentos.

Reconhecendo as proporções da crise atual

Se por um lado não ter feito um Plano de Contingência antes pode ter te deixado desorientado nesse momento. Fazê-lo agora ainda poderá ser promissor. Porque como já passamos alguns dias do início da crise, agora sabemos melhor como ela nos afeta. Em outras palavras, sabemos onde o impacto nos atinge primeiro, quem é o primeiro na linha de risco do problema. E, como ensinamos aqui (Crise: Como e porquê calcular o lucro dos seus produtos) agora você já sabe quais produtos sofrerão mais e quais te ajudarão a sair do sufoco.

Reconhecer é o primeiro passo. Então veja pontos importantes que você precisa considerar. Buscaremos exemplificar com base no que temos vivenciado. No entanto, caso o seu caso não tenha um exemplo, não deixe de entrar em contato com nossos especialistas. Estamos reunidos aqui em formato estratégico e multidisciplinar para atender diversos clientes que estão lidando diretamente com a crise. Em nossa equipe de plantão temos Engenheiro de Produção, Relações Públicas, Marketeiros, Publicitários e Advogados. Usando suas expertises para auxiliar clientes e construir conteúdos para quem precisar colocar alguns modelos de gestão em prática.

Vamos ao passo a passo!

1.Identificar os processos críticos.

Identifique quais operações suas são vitais para o seu negócio. Vital é aquela operação e processo cerne de todos os demais. É o seu core: o que de fato sua empresa faz. E de fato o serviço prestado. Entender qual o coração de seu negócio vai diminuir a pressão e o desespero nesse momento. Como resultado, você saberá qual parte do prédio nesse incêndio pode pegar fogo, e qual não pode ver sombra de faísca. Não se trata de diminuir a importância dos demais. Mas, se trata em saber o que te matará se for atingido e quais feridas você consegue suportar.

Por exemplo, em um restaurante o processo crítico é a produção de alimentos. A cozinha é a parte vital. O formato de entrega pode ser por delivery ou mesa a mesa. O atendimento por ifood, whatsapp ou com a presença física dos clientes. Independente desses outros aspectos, o crítico mesmo é o que acontece na cozinha. Na mesma linha: Pense no que é mais prejudicial em uma situação hipotética. O fogão estragar em horário de pico ou ter uma baita goteira no salão? A vidraça da frente estar quebrada e o chão todo sujo ou não ter ingredientes descongelados a tempo?

Conseguiu entender o raciocínio? É simples. Mas às vezes no cotidiano vamos agregando outros processos que passamos a dar mais foco. Em outras palavras, esses chamamos de processos de suporte, ou secundários (mas isso é assunto para esse outro artigo aqui). Pense rápido! O que você faz que se parar de fazer, estará totalmente comprometido?

Dica:

Mais importante: Respostas no sentido de fechar as portas não vão te ajudar. Para grande maioria fechar a porta não é o problema. Mas para o negócio, é. Reflita sobre a diferença disso. Fechar as portas realmente te impede totalmente de atuar? Será que não há alternativas?

2.Definir os cenários para cada falha

Como você já identificou o processo crítico. Vamos pensar nos cenários para ele. Considerando sempre níveis para o tipo de Risco: Baixo, Médio, Alto.
A causa do stress é o cenário político, econômico e social com a pandemia. Quais falhas esse stress pode causar no seu processo crítico? Qual a probabilidade de cada nível de falha? Qual a provável duração de seus efeitos? Na mesma linha, pense quais as consequências? Quais os custos de cada? Qual o limite máximo que a falha pode acontecer antes de ser necessário intervir?

Vamos ao exemplo prático. Em primeiro lugar, considere uma loja de artigos artesanais para casa. Fechou as portas? Sim. Mas, esse não é sua atividade crítica. O processo crítico é a capacidade de produzir os artigos. Portanto, vamos pensar em itens como tapetes e panos de prato bordados. Quais as principais falhas que podem acontecer? Da mesma forma podem ter mais, mas vamos restringir às mais impactantes nesse primeiro momento. E qual o nível de risco de cada?

  1.  ALTO – Não ter matéria-prima para produção, seja linha, lã, apetrechos;
  2. BAIXO – Não conseguir fazer produtos muito elaborados (afinal, está difícil comprar mais material);
  3. MÉDIO – Não conseguir entregar compras combinadas;
  4. MÉDIO – Não conseguir vender o estoque parado de produtos prontos.

Observação:

Reparou que não conseguir vender o estoque parado tem risco médio? Para esclarecer, vou te explicar porquê. Como você já fez esses produtos, não tem mais como gastar com ele. Porque você não vai usar seu tempo (recurso mais caro) para empregar neles mais. Ou seja, o custo dele já foi, não é algo que virá ainda. Então, com esse artigo aqui, você pode ver como tentar vendê-los para pagar seus custos fixos. Depois disso, agora, você tem que se concentrar no que tem pendente de entrega (e assim garantir mais dinheiro em caixa). E em pensar no quê produzir que pode ser mais útil para suas clientes nesse momento.

3.Definir medidas para cada falha (isto é, estratégia!)

Sabemos quais as falhas para o negócio a pandemia poderá causar. E também qual o nível de risco de cada um. Ou seja, o peso negativo de cada para sua empresa. Com isso, você sabe qual atacar primeiro! Medidas são o racional e norte para o que será feito depois. É a estratégia. A inteligência das ações a serem tomadas. Como explicamos sobre os 05 estágios de gestão na crise. O primeiro momento de reação passou, e você fez o básico para garantir funcionamento. Portanto, agora é hora de pensar e redirecionar seu navio.

Vamos considerar uma profissional de fotografia. É um ramo que requer contato físico, proximidade. No primeiro momento achamos que não há o que ser feito, certo? ERRADO! Em primeiro lugar, vamos analisar com calma. Qual o processo crítico? Tirar e tratar fotos. Qual o pior cenário? Não conseguir fazer ensaios fotográficos, nem tratar fotos. Qual a medida? Encontrar uma forma de fazê-lo! É o que uma fotógrafa fez. Ela encontrou uma ferramenta que permitia acessar o celular de sua cliente à distância e fez um ensaio gracioso! Em suma, essa foi uma ótima estratégia e bem executada.

Voltemos ao caso da loja de artigos artesanais. Por exemplo, uma medida a ser tomada seria contar seu estoque de matérias-primas. Porque você precisa saber o que falta para terminar o que tem para entregar. Garantindo o recebimento daquela venda já certa. Listando apenas o essencial nesse momento, ligue para seu fornecedor, e peça seu pedido. O mais importante! Lembre-se: precisamos nos juntar para garantir que todos continuem negociando. Mesmo que seu pedido possa ser menor do que de costume, estará ajudando o comércio do outro.

4.Definir ações necessárias para cada medida

Pensou NO QUÊ fazer? Agora seja detalhista no COMO. Ação, ação, ação. Plano de ação!

Para a loja de artesanatos o primeiro a ser feito é evitar e minimizar os riscos altos. A ação seguinte é lidar com os riscos médios. No caso, dar vazão aos estoques. Acima de tudo: não desvalorize seu produto! Nesse caso (vivenciado por nossa equipe) o primeiro sentimento do comerciante foi sentir medo que pessoas achassem seu produto superficial. Por que não fazer uma publicação em redes sociais que trabalhe a dor de seu cliente que seu produto trata? A falta de cuidado e carinho com o lar é uma dor. Mostre o VALOR do seu produto. Ter uma casa arrumada, aconchegante, limpa é vital para bem estar, capacidade de ação, raciocínio e consequentemente imunidade. Palavras da vez: limpeza e psicológico. Enquanto isso relembre as pessoas a verem com carinho suas casas!

Todo Plano de Ação precisa ter:

  • O que será feito;
  • Porquê será feito;
  • Onde será feito;
  • Quando será feito;
  • Quem fará;
  • Como será feito (método);
  • Quanto custará fazer.

Responder essas questões para cenário de falha, te dará clareza. Além de dar mais direcionamento para sua equipe. São perguntas simples, com respostas que precisam ser simples, mas não simplistas! Normalmente a solução não é algo complexo, é algo possível (e deve ser mesmo) com os seus recursos disponíveis atuais. Trate com carinho seu plano de ação. Não faça de qualquer jeito. Dê valor a ele, pois será o vento que direcionará seu barco.

E para empresas maiores?

Em situações de empresas maiores, cujas ações dependem de um direcionamento maior, é preciso observar mais aspectos. Pode ser necessário criar mais de uma equipe de atuação. Também terão mais operações críticas dentro de uma unidade empresarial. Como é o caso de fábricas. Empresas com alto números de funcionários, ativo imobilizado alto (muitas máquinas, ferramentas, infraestrutura) e estoque, a ação deve ser sincronizada. O impacto e ações de uma parte impactam diretamente o desempenho da paralela. Certamente, é preciso estar bem definido, o que será feito, como e por quem. No entanto, a sequência de raciocínio deve seguir a mesma apresentada até aqui.

Fonte: Plano de Contingência – Livro Base. Defesa Civil Brasil. (2017)

Primeiro: identifique o risco e as funções críticas da organização. Identifique o Grupo de Trabalho (GT) de comando. Segundo: analise os cenários para cada falha possível. Entenda a capacidade produtiva da empresa. Quantidade de recursos, de mão de obra disponível, de estoque. Terceiro: estabeleça as ações a serem feitas, de forma mais tangível e clara possível. Quarto: garanta com que os especialistas de cada área da empresa estejam cientes e de acordo. Aprove com o escalão mais alto. Divulgue entre todos os funcionários. Faça acontecer cada operação. Posteriormente, em quinto: revise com periodicidade as medidas e ações, pois o plano pode não deve ser definitivo e precisar de alterações.

Se precisar adaptar. Adapte.

Resumindo: Circunstância mudou? Adapte. O Plano de Contingência quando feito após a causa da crise acontecer, pode precisar de mais reavaliação. Não procure culpados caso seja necessário refazê-los. Cada dia é uma batalha. E em um mundo VUCA as situações mudam mais rápido do que pensamos. A crise do coronavírus nos mostrou em uma semana, que é preciso resiliência para lidar com tudo isso. Consequentemente, a cada hora a circunstância, o mercado e o cliente mudam.

Em suma, os planos de contingência devem ser elaborados para cenários de riscos específicos, ainda que não seja possível determinar exatamente seus impactos. Para tanto, trabalha-se com cenários de riscos de forma a pensar em impactos potenciais. O ideal é planejar aspectos de resposta: recursos necessários, tarefas e responsáveis. E implementá-los o quanto antes!

Referências:

Imagem: Elaboração de Plano de Contingência – Livro Base. Ministério da Integração Nacional. Secretaria Nacional de Proteção e Defesa Civil. Brasília, DF, 2017
https://www.mdr.gov.br/images/stories/ArquivosDefesaCivil/ArquivosPDF/publicacoes/II—Plano-de-Contingencia—Livro-Base.pdf

Fotógrafa citada: Letícia Piccinin – https://www.instagram.com/piccininfoto/

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